ENGIE IT : Bilan d’une transformation Cloud à grande échelle

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Si de nombreuses grandes entreprises françaises ont déjà passé le cap du Cloud il y a plusieurs années, beaucoup d’entre elles sont confrontées à la problématique du passage à l’échelle : comment porter la transformation Cloud dans toute l’entreprise, comment former à grande échelle et également inclure dans cette transformation les fonctions support ?

ENGIE IT, qui s’est engagée en 2015 dans une stratégie Cloud First, a lancé fin 2018 un programme d’accélération Cloud destiné à répondre à ces enjeux, la Cloud Academy. Sessions de sensibilisation en plénière, formations, rencontres communautés, ateliers hands-on en présentiel et à distance… 18 mois plus tard, Patrick Fulop et Annie Mendy font le bilan de cette transformation Cloud réussie.

Annie Mendy, bilan RH (interview réalisée en Avril 2020)

Nous avions déjà réalisé un premier bilan d’étape avec Annie Mendy en 2019, concernant les enjeux RH de cette transformation Cloud, et l’esprit dans lequel avait été conçu ce programme d’accélération.Nous revenons ici sur la phase de création de Communauté du programme Cloud.

Annie Mendy lors du premier Cloud Sharing Days en 2019

Quel bilan tirez-vous de ces derniers mois ?

Ces six derniers mois nous nous sommes concentrés sur la communauté. Nous avons pris de l’autonomie et de la hauteur sur ce sujet, qui était nouveau pour nous. Le premier constat, c’est que la communauté tient, les gens sont intéressés et viennent aux rencontres, et les programmes de formation sont plébiscités. Les collaborateurs apprécient de pouvoir partager leur expérience. C’est une réussite de voir nos sachants dispenser leur savoir, c’est très gratifiant. Du côté des métiers non techniques, il y a encore du chemin à faire pour les embarquer de façon globale. Nous n’avons pas encore touché un public aussi large que nous le souhaiterions, l’exercice n’est pas simple, mais nous gardons cette ambition de continuer à embarquer tous les profils, y compris ceux qui ne sont pas techniques. Cela nous demande de travailler plus sur la communication, de structurer encore mieux notre modèle d’apprentissage cloud, pour que chacun puisse y trouver sa place. Les parcours Cloud ne sont pas réservés aux experts, et tous ceux qui travaillent sur le cloud indirectement doivent aussi acquérir une première couche de compétence. Pour cela, nous devons encore structurer les parcours, cibler au mieux les profils et voir ce que nous pouvons leur apporter.

Rencontre Communauté en novembre 2019

Quel a été l’apport de Revolve ?

L’équipe Revolve a été d’une grande aide sur la partie communauté. Ce sujet était nouveau pour nous, nous ne savions pas comment l’organiser. Nous avons travaillé ensemble pour identifier les facteurs clés de succès, et comprendre comment co-construire la communauté autour d’une vision impliquant le plus grand nombre.

Revolve nous a aidé à former et à accompagner les noyaux fondateurs de la communauté, avec des réajustements réguliers quand c’était nécessaire. Cet accompagnement s’est aussi concrétisé par des outils et des méthodologies, de façon à ce que nous devenions autonomes. Il y a eu une vraie valeur ajoutée, tant sur la partie communication que sur la transformation Cloud. Revolve a été de très bon conseil, et j’ai apprécié que l’équipe fasse partie intégrante d’ENGIE IT. Ils ont très vite  compris notre organisation et notre fonctionnement, et l’équipe Revolve a pris une place importante sans s’imposer. L’équipe a aussi été très vigilante sur la capitalisation, pour que nous soyons autonomes à la suite de l’accompagnement.

Patrick Fulop (interview réalisée en septembre 2020)

Dans quel contexte avez-vous lancé la Cloud Academy ?

Patrick Fulop

Fin 2018, ENGIE IT avait déjà de belles réalisations à son actif sur le Cloud. Le projet Common Finance par exemple, était un projet d’envergure avec beaucoup de visibilité, mais la taille des équipes impliquées sur la partie Cloud était relativement limitée et nous voulions impliquer l’ensemble des équipes dans le Cloud public. Pour passer à l’échelle, nous devions initier massivement au Cloud l’ensemble des forces vives d’ENGIE IT, puis mettre en oeuvre un plan de formation. Nous avons donc impliqué les RH, la technique, nous avons fait coopérer différentes entités et nous avons lancé un appel d’offre pour nous faire accompagner dans cette démarche. Devoteam Revolve a été choisi pour nous accompagner sur ce projet.

Quelle approche avez-vous choisie ?

La Cloud Academy a démarré début 2019 par une série de sessions en plénière, les Cloud Sharing Days. Notre objectif était de toucher l’ensemble des fonctions support (RH, finances), de réussir à intéresser tous ceux qui n’étaient pas directement impliqués dans le Cloud. Ca a été un vrai succès, nous avons touché plus de 300 personnes et nous avons eu de très bons retours. Nous avons rempli nos objectifs de nombre d’inscrits aux sessions de formation. Parmi ces inscrits, nous avons aussi eu des collaborateurs que nous n’avions pas identifiés comme cibles, et qui se sont en quelque sorte “convertis” au Cloud public. Les Cloud Sharing Days ont furent également une belle démonstration de l’aspect coopératif de la démarche, avec sur scène des intervenants issus de différentes lignes de service.

Lancement des Cloud Sharing Days avec Séverine Duhamel

Comment avez-vous capitalisé sur ce premier succès ?

Nous avons ensuite lancé un vaste plan de formation, qui a concerné plus d’une centaine de personnes. Dans le même temps, nous avons lancé les Hands On, des ateliers pratiques pour expérimenter, et nous avons initié la création de la communauté Cloud.

Proposer des ateliers hands on était un point majeur pour nous : cette formation développée et réalisée par ENGIE IT et les équipes Revolve a donné aux collaborateurs l’occasion de pratiquer et de se rendre compte concrètement de ce qu’est le Cloud. On voulait que les gens comprennent qu’il était facile de se lancer, qu’ils aient envie d’en faire leur métier, et ces ateliers ont généré de vraies reconversions. En parallèle nous avions lancé la Cloud Community, avec un événement toutes les 6 semaines, et environ 30 à 60 personnes en présentiel à chaque session. Ce déroulé sur plus de 12 mois a permis de structurer la démarche dans la continuité, et de maintenir le niveau d’attention et d’intérêt.

Le confinement a-t-il mis à l’épreuve cette nouvelle dynamique ?

Les choses n’ont pas du tout évolué comme nous l’avions imaginé, mais elles ont évolué en mieux. Début 2020 nous avions lancé la Data Academy, qui reprenait la même démarche que la Cloud Academy, sur le sujet de la Data. Nous avions le même principe de sessions courtes conçues pour créer l’adhésion et donner envie, mais le confinement nous a obligé à changer d’approche et à passer en distanciel.

Nous avons ainsi pu tenir la cadence d’un rendez-vous une fois par semaine, avec des REX ou des témoignages sur un domaine connexe ayant de liens avec le cloud et la data.  Nous avons été surpris par le succès de ces sessions, avec en moyenne une centaine de participants par semaine environ, et des des pics à plus de 200 personnes. Le rythme était plus soutenu, mais les formats plus courts, et cela nous a permis de toucher une audience qu’on ne pensait pas toucher. C’était un peu expérimental, on ne savait pas vraiment dans quoi on partait, si l’adhésion serait au rendez-vous, et si on pourrait soutenir le rythme. Mais nous avions du contenu, la démarche était structurée et la présentation à un public non technique était formalisée grâce à l’expérience des Cloud Sharing Days. L’équipe Revolve nous a aidé dans ce travail, sur la forme et sur le fond.

Autre réalisation remarquable du confinement, les hands on en distanciel. C’était un challenge, il a fallu s’assurer que chaque personne ait deux écrans pour suivre dans de bonnes conditions. C’est très exigeant pour les animateurs, cela demande d’essayer de comprendre ce qui se passe à distance sans forcément voir ce qui se passe à l’écran. Nous avons ainsi pu maintenir le cycle de hands on, et fusionner les sessions France et Belgique. Cela a demandé un peu d’efforts, mais c’était un beau succès, et maintenant que la mécanique est lancée, elle est bien ancrée.

Comment l’équipe Revolve vous a accompagné dans ce projet ?

L’accompagnement était adapté à chaque temps du projet (Sharing days, des Hands on ou de la création de la communauté), avec la même structure d’équipe mais des spécialités différentes. Pour préparer les Sharing Days, l’équipe Revolve nous a aidé à structurer le message, à créer et à mettre en forme le contenu. L’équipe a bien réussi à suivre les fluctuations de nos souhaits, notamment sur le rôle des sponsors. Une fois le premier Sharing days lancé, la formule était la bonne, et nous avons gardé le même format durant toutes les sessions, avec des petits ajustements sur la forme. Cela nous a donné confiance pour la suite.

Je retiens aussi des propositions innovantes, comme l’intervention d’Ivan Sigg au Sharing Days, originale et pertinente. Les Cloud Sharing Days ont tellement marqué les esprits, sur la forme et sur la tonicité des messages, que nous avons ensuite sollicité l’aide de Revolve pour animer une réunion de DSI.

Revolve nous a ensuite accompagné pour élaborer les programmes des Hands on et lancer la communauté :  comment créer un relais à partir d’une base de volontaires, et réussir à les former même s’ils ne faisaient pas de Cloud ?  L’apport de l’équipe Revolve a permis de mobiliser aussi des collaborateurs qui ne faisaient pas de Cloud, et de leur donner une chance d’animer le sujet, pour ne pas faire une communauté uniquement composée de spécialistes. Nous avons ainsi pu animer un public qui n’avait pas forcément une appétence naturelle pour le sujet.

Ivan Sigg

Quelles sont les compétences spécifiques apportées par Revolve ?

L’équipe Revolve nous a apporté un spectre de compétences nouveau, qui est un peu un mix entre RH et technique. Cela nous a ouvert les yeux sur de nouvelles approches. Il y a aussi eu un vrai partage entre les personnes, nous avons créé des liens forts, une équipe au sens large du terme. Et puis l’équipe Revolve n’a pas compté son temps ni son énergie, il y avait une mission à remplir, et tout le monde y adhérait !

Quel bilan tirez-vous de ces 18 mois, sur le plan humain et technique ?

Aujourd’hui ça paraît évident, mais c’était ce qu’il fallait faire. Notre objectif initial d’impliquer l’ensemble de l’organisation dans le Cloud est réussi. A ce jour, tout le monde chez ENGIE IT connaît la Cloud Academy, et a eu l’opportunité de se former et de participer.

Il y a eu une vraie démocratisation du sujet, et plus personne ne dit que le Cloud est un silo à part. Cela a permis d’ancrer l’idée que ENGIE IT fait du Cloud public, le fait bien et le fait massivement. La Cloud Academy répond également à un manque du côté des Business units, et cela nous a permis de rayonner auprès d’elles. Nous avons une offre innovante et avancée, qui nous donne un angle de discussion avec les BU. Nous sommes également satisfaits de l’implication dans les formations et la communauté, cela a créé des ponts que nous n’avions pas imaginé. Cela s’est aussi traduit par des mobilités vers les équipes Cloud. C’est révélateur de ce type de démarche, dès qu’on est inclusif, dès qu’on partage, ça fonctionne !

Nous avons aussi gagné en attractivité, en interne comme en externe. Nous n’avons plus de problèmes pour recruter des jeunes diplômés, ce qui n’était pas le cas il y a deux ans. Sur les salons de recrutement, on constate que la dynamique amenée par la Cloud academy et la communauté séduit : nous ne sommes plus dans une bureaucratie avec des poches de savoir.

Où en êtes-vous des enjeux de transformation ?

Nous considérons que la transformation est faite, et réussie, notre challenge est maintenant d’entretenir le partage et de garder une certaine motricité. Nous avons de bons acquis, si nous voulons faire témoigner une équipe Cloud pour un événement en interne, nous savons comment faire. Nous avons une méthodologie qui permet d’adresser tout type de sujet technique, sur un public large. Nous voudrions maintenant étendre cette démarche aux BU, qui ont les mêmes problématiques que nous. Nous devons aussi trouver un nouvel équilibre entre le présentiel et le distanciel, trouver comment combiner ces deux modes avec du sens ; heureusement les outils, comme Teams, ont beaucoup progressé depuis le confinement, et nous n’imaginons plus de focaliser la communauté uniquement sur des événements en présentiel.

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